Nova regra muda devolução de cargas e exige adaptação

Uma nova regra para devolução de mercadorias está mudando os procedimentos de empresas de transporte, logística e embarcadores nos casos de recusa total ou parcial da carga e de destinatário não localizado. Em vigor desde 3 de agosto, o Ajuste SINIEF 49/2025 padroniza a regularização fiscal dessas operações e exige maior integração entre logística, fiscal e sistemas de faturamento.

Na prática, quando a entrega não é concluída ou a mercadoria é recusada nas situações previstas pela norma, o remetente da NF-e original passa a emitir uma NF-e de entrada, com finalidade de Nota de Crédito, identificando os produtos que retornam. Na recusa parcial, devem constar os itens efetivamente recusados.

A mudança tem impacto especialmente relevante para operações com grande volume de entregas e devoluções, nas quais uma ocorrência registrada pelo motorista ou transportador precisa chegar de forma rápida e rastreável às áreas responsáveis pela regularização fiscal.

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Nova regra padroniza devolução de mercadorias

Segundo Maurício de Oliveira, líder de produto da nstech, empresa desenvolvedora de software para supply chain, embora já existissem regras nacionais para o retorno de mercadorias não entregues, ainda havia diferenças nos procedimentos adotados entre os Estados.

“Antes, já existiam regras nacionais sobre o retorno de mercadoria não entregue, mas faltava uma representação eletrônica nacional suficientemente específica da recusa na própria NF-e. As UFs complementavam essas regras e emitiam interpretações próprias sobre documentação, preenchimento e procedimentos acessórios, gerando diferenças operacionais. Agora, o processo passa a ser padronizado”, explica.

O Ajuste SINIEF 49/2025 foi publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) em dezembro de 2025 e posteriormente alterado. A regulamentação estabelece procedimentos específicos para situações de recusa total, recusa parcial e destinatário não localizado, vinculando a regularização fiscal aos registros eletrônicos relacionados à ocorrência na entrega.

Isso aproxima ainda mais dois processos que muitas vezes são administrados separadamente dentro das empresas: a operação logística e o tratamento fiscal da mercadoria que retorna.

Alto volume aumenta risco operacional

A mudança tende a exigir atenção maior das empresas que realizam centenas ou milhares de entregas por mês. Quanto maior o volume de ocorrências, maior o risco de perda de informações quando o controle depende de processos manuais.

“Fluxos manuais, planilhas, e-mails, mensagens telefônicas, tudo isso é complexo de ser administrado em pequenos volumes. Agora, para grandes operações, com várias pessoas e centenas ou milhares de devoluções acontecendo todo o mês, fica ainda mais complicado”, afirma Oliveira.

Para o executivo, o principal desafio está na governança do processo e na definição clara de como uma ocorrência registrada na entrega será tratada até sua regularização.

“O ponto mais sensível aqui é o controle e governança do processo. É muito importante que o processo siga um fluxo bem estabelecido, com SLA, atribuição de papéis e responsabilidades, controle de documentações, para que as áreas se comuniquem e trabalhem de maneira integrada.”

A mudança envolve, portanto, não apenas a área fiscal. Logística, comercial e financeiro precisam ter acesso às informações necessárias e responsabilidades definidas para evitar que uma carga devolvida fisicamente fique sem o correspondente tratamento fiscal.

ERP precisa conversar com a operação logística

A emissão da NF-e de entrada deve ocorrer no ERP ou no sistema de faturamento da empresa, que precisa estar preparado para preencher os campos específicos previstos para esse tipo de documento.

Mas adequar apenas o sistema fiscal pode não ser suficiente. A informação que desencadeia o processo nasce na operação: é durante a entrega que são identificados a recusa da mercadoria, o recebimento parcial ou a impossibilidade de localizar o destinatário. Por isso, segundo Oliveira, é importante que os sistemas utilizados pela logística consigam registrar a ocorrência, acompanhar as tratativas e fornecer os dados necessários para a regularização fiscal.

“Não sendo possível evitar a devolução, cabe aos sistemas logísticos também dar a governança e o controle do processo, provendo dados para que os times responsáveis pela regularização fiscal possam emitir as notas fiscais de entrada no respectivo sistema fiscal da empresa”, afirma.

A rastreabilidade ganha importância adicional porque o novo procedimento envolve registros eletrônicos associados ao insucesso da entrega, criando uma cadeia de informações entre documento fiscal, transporte, ocorrência logística e retorno da mercadoria.

Recusa parcial passa ao controle do remetente

Um dos principais efeitos da mudança aparece nos casos de recusa parcial da carga. Segundo Oliveira, o novo procedimento reduz a dependência do remetente em relação ao destinatário para regularizar fiscalmente a parcela recusada da entrega.

“O principal ganho esperado é que o remetente passe a ter o controle da regularização fiscal desta recusa. Antes, ele dependia do destinatário, que precisava emitir uma nota fiscal de devolução. Muitas vezes, este processo era demorado, além de eventuais problemas de preenchimento de dados incorretos”, afirma.

A mudança pode reduzir atrasos na regularização e facilitar o acompanhamento do retorno da carga, principalmente em operações de alto volume.

Há, entretanto, uma diferença importante entre recusa no momento da entrega e devolução de uma mercadoria já recebida. Quando o produto foi entregue, recebido e incorporado ao estoque do destinatário e posteriormente precisa ser devolvido, o procedimento permanece diferente.

“Para os casos de coletas após a entrega, o destinatário continua emitindo uma nota fiscal, pois estes processos ocorrem após o recebimento da mercadoria e, portanto, após o destinatário dar entrada das mercadorias em seu estoque”, esclarece Oliveira.

Rastreabilidade vira prioridade

Para as empresas que ainda estão adequando seus processos, a prioridade deve ser garantir que as informações geradas durante a entrega sejam centralizadas, rastreáveis e auditáveis.

Na avaliação de Oliveira, sistemas de gestão de entregas e logística reversa devem permitir acompanhar toda a ocorrência, desde o registro feito na operação até a devolução física da mercadoria e o envio das informações necessárias para a regularização fiscal.