Reforma Tributária flexibiliza emissão de notas sem IBS e CBS, mas mantém obrigação

Empresas ganharam uma margem adicional para adaptar seus sistemas à Reforma Tributária, mas continuam obrigadas a se preparar para informar o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) nos documentos fiscais eletrônicos.

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS (CGIBS) flexibilizaram as regras de validação para evitar que documentos sejam rejeitados exclusivamente pela ausência dos campos referentes aos dois novos tributos. A medida reduz o risco de interrupção na emissão de notas fiscais durante a fase inicial da reforma, mas não suspende o cronograma de implementação.

A mudança começou a valer em 3 de agosto, data prevista para o início da primeira etapa da obrigatoriedade de inclusão das informações de IBS e CBS em documentos fiscais eletrônicos. O calendário estabelece diferentes datas de entrada de acordo com o tipo de documento e a operação. NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e estão entre os documentos incluídos na primeira etapa.

Na prática, a ausência dos novos campos não impede, neste momento, a autorização do documento. A flexibilização evita que uma falha de adaptação dos sistemas impeça uma empresa de emitir uma nota, mas outras inconsistências fiscais ou estruturais continuam sujeitas às regras de validação.

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Obrigação continua

A diferença entre a obrigação de informar os novos tributos e a regra que determina a rejeição do documento é o principal ponto da mudança.

“A medida reduz o risco imediato de uma empresa ficar impossibilitada de emitir seus documentos fiscais, mas não representa o cancelamento da obrigação”, afirma Rafael Brito, CEO da Rumo Brasil, consultoria especializada em gestão tributária, financeira, jurídica e contábil para transportadoras.

Segundo ele, as empresas devem aproveitar a flexibilização para concluir as adaptações necessárias em vez de interpretar a medida como uma prorrogação.

“A mudança de última hora concede um período maior de adaptação e reduz o risco de interrupções no faturamento por dificuldades tecnológicas. Mas esse prazo deve ser encarado como uma oportunidade para finalizar a preparação, e não como um adiamento da obrigação”, diz.

O calendário da Reforma Tributária prevê uma implementação gradual dos documentos fiscais. A exigência não começa da mesma forma para todos os contribuintes e documentos. Há novas etapas previstas ao longo de 2026, enquanto empresas do Simples Nacional entram em uma fase posterior, a partir de janeiro de 2027.

Sistemas ainda precisam ser adaptados

Para empresas que ainda não concluíram a atualização dos sistemas fiscais, a flexibilização reduz o risco operacional, mas não elimina a necessidade de adequação.

O processo envolve a atualização dos emissores de documentos fiscais, revisão de cadastros, parametrização dos novos tributos e testes de integração. Também exige a participação de áreas como fiscal, tecnologia, faturamento, logística e jurídico.

“A rejeição não é uma multa, mas um impedimento técnico que pode travar a emissão do documento antes mesmo da autorização”, afirma Brito. “A flexibilização reduz esse risco quando o único problema for a ausência das informações de IBS e CBS, porém as demais regras de validação continuam valendo.”

O tema é especialmente relevante para empresas que emitem grande volume de documentos fiscais, como transportadoras, indústrias, varejistas e operadores logísticos. Uma falha na emissão pode interromper o faturamento e afetar o fluxo de mercadorias.

A Reforma Tributária prevê uma transição gradual para o novo sistema de tributação do consumo. Em 2026, IBS e CBS começam a aparecer nos documentos fiscais e passam por uma fase de adaptação antes da entrada efetiva da nova estrutura de cobrança nos anos seguintes.

Por isso, a flexibilização da validação funciona como uma espécie de período de segurança operacional para as empresas, mas não altera a direção da reforma nem elimina a necessidade de adequação dos sistemas.